La première étape de l’envoi d’un recommandéélectronique est la vérification de l’identité de l’expéditeur et du destinataire par le prestataire de service qui procède à l’acheminement de la lettre. Dès que la vérification initiale d’identité a été effectuée, le prestataire peut attribuer des codes d’identification à l’expéditeur ou au destinataire et ainsi simplifier la vérification d’identité pour les prochains envois et réceptions [Règl. nº 910/2014, 23 juill. 2014].

À NOTER
L’acheminement d’un recommandéélectronique est effectué par un « prestataire de service de confiance » qualifié conforme aux exigences de l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI). L’identification de l’identité de l’expéditeur et du destinataire peut s’effectuer en présence de la personne à un moment du processus. Elle peut également être entièrement dématérialisée. Dans ce cas, l’identification électronique doit répondre aux prescriptions du cahier des charges établi par l’ANSSI ou obtenir une certification de l’ANSSI attestant du niveau de garantie associéà ce moyen d’identification électronique [C. postes et communications électroniques, art. L. 102]. Pour prendre connaissance du cahier des charges et des référentiels : www.ssi.gouv.fr.

Dépôt de la lettre

Le prestataire de lettre recommandée électronique (LRE) doit délivrer à l’expéditeur une preuve du dépôt électronique de l’envoi. Celle-ci doit être conservée par le prestataire au moins un an. Elle comporte les informations suivantes :

– le nom et le prénom ou la raison sociale de l’expéditeur, ainsi que son adresse électronique ;

– le nom et le prénom ou la raison sociale du destinataire ainsi que son adresse électronique ;

– un numéro d’identification unique de l’envoi attribué par le prestataire ;

– la date et l’heure du dépôt électronique de l’envoi indiquées par un horodatage électronique qualifié ;

– la signature électronique avancée ou le cachet électronique avancé utilisé par le prestataire de services qualifié lors de l’envoi.

Réception de la lettre

→ Acceptation des LRE. Dans le cas où le destinataire n’est pas un professionnel (le salarié par exemple), celui-ci doit avoir expriméà l’expéditeur son consentement à recevoir des envois recommandés électroniques [C. postes et communications électroniques, art. L. 100].

→ Information de la possibilité de recevoir une LRE. Le prestataire de LRE doit informer le destinataire, par voie électronique, qu’une LRE lui est destinée et qu’il a la possibilité, pendant un délai de 15 jours à compter du lendemain de l’envoi de cette information, d’accepter ou non sa réception. Le destinataire n’est alors pas informé de l’identité de l’expéditeur de la lettre recommandée électronique.

→ Transmission de la lettre. En cas d’acceptation par le destinataire de la lettre recommandée électronique, le prestataire procède à sa transmission. Le prestataire doit conserver une preuve de la réception par le destinataire des données transmises et du moment de la réception, pendant au moins un an. Cette preuve comporte les mêmes informations obligatoires que la preuve de dépôt et doit en outre mentionner la date et l’heure de réception de l’envoi, indiquées par un horodatage électronique qualifié.

→ Refus ou non-réclamation de la lettre. En cas de refus de réception ou de non-réclamation par le destinataire, le prestataire doit mettre à disposition de l’expéditeur, au plus tard le lendemain de l’expiration du délai de 15 jours pendant lequel le destinataire peut accepter la lettre, une preuve de ce refus ou de cette non-réclamation. Cette preuve précise la date et l’heure du refus telles qu’indiquées par un horodatage électronique qualifié, et fait mention des mêmes informations que celles de la preuve du dépôt de la lettre. Le prestataire doit conserver la preuve de refus ou de non-réclamation du destinataire pendant au moins un an.

REMARQUE
Cet accusé de réception était jusqu’ici optionnel, le décret le rend automatique.

→ Conservation des informations pendant un an. L’expéditeur doit avoir accès à l’ensemble des informations relatives à la réception ou non réception de la lettre pendant au moins un an.

À NOTER
Le précédent décret sur la lettre recommandée électronique est abrogéà compter du 1er janvier 2019. Les lettres recommandées effectuées conformément à ce décret restent toutefois toujours valables.