A quel niveau l’Index doit-il être calculé, par exemple dans le cas d’une entreprise àétablissements multiples, d’un groupe ou d’une unitééconomique et sociale (UES) ?
L’Index est calculé au niveau de chaque entreprise constituant une entité légale. Lorsque l’entreprise comporte plusieurs établissements, le calcul des indicateurs est effectué au niveau de l’entreprise, et non de l’établissement. Lorsque plusieurs sociétés forment un groupe, les indicateurs doivent être calculés au niveau de chaque entreprise composant le groupe.
En cas de constitution d’un comité social et économique (CSE) au niveau d’une unitééconomique et sociale (UES) reconnue par accord collectif, ou par décision de justice entre plusieurs entreprises juridiquement distinctes, les indicateurs sont calculés au niveau de l’UES.

Le seuil d’effectifs entraînant l’assujettissement à l’obligation de publier l’Index s’apprécie-t-il au niveau de l’unitééconomique et sociale (UES) quand il en existe une ?
Oui. Dès lors que l’unitééconomique et sociale (UES) a été reconnue comme telle et comprend au moins 1000 salariés, elle est soumise à l’obligation de publication au 1er mars 2019, quelle que soit la taille des entreprises qui la composent.
Par exemple, une UES comprenant 4 entreprises, respectivement de 800, 200, 150 et 40 salariés est soumise à l’obligation de publier l’Index au 1er mars 2019. L’effectif pris en compte pour le calcul de l’Index sera alors l’effectif total de l’UES. "

Quels sont les effectifs à prendre en considération pour calculer les indicateurs ?
L’effectif des salariés à prendre en compte pour le calcul des indicateurs est apprécié sur la période de référence annuelle choisie par l’employeur.
Sont obligatoirement exclus de ce périmètre : les apprentis, les titulaires d’un contrat de professionnalisation, les salariés mis à la disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure (dont les intérimaires), les salariés expatriés, ainsi que les salariés absents plus de la moitié de la période de référence annuelle considérée.

Les effectifs qui ont quitté l’entreprise avant la fin de la période de référence mais qui ont été présents plus de 6 mois doivent-ils être pris en compte pour le calcul des indicateurs ?
Oui, ils doivent être pris en compte. Leurs caractéristiques individuelles sont alors appréciées au dernier jour de présence dans l’entreprise. Par caractéristiques individuelles on entend l’âge, le niveau ou coefficient hiérarchique en application de la classification de branche, du niveau selon la méthode de cotation des postes de l’entreprise, ou de la catégorie socioprofessionnelle (CSP). Par exemple s’ils ont quitté l’entreprise au 1er septembre, ce sont leurs caractéristiques au 31 août qui seront prises en compte. Un salarié promu avec un changement de catégorie socio-professionnelle en cours d’année sera pris en compte dans la CSP effective au 31 décembre (ou au dernier jour) de l’année étudiée.

L’obligation de présence du salarié pendant au moins 6 mois pour sa prise en compte dans les effectifs est-elle obligatoirement continue ?
Non, cette période de présence d’au moins 6 mois peut être continue ou discontinue.

Qu’entend-on par une absence de plus de la moitié de la période de référence annuelle ? S’agit-il d’une période de suspension de rémunération et d’indemnisation ou de l’absence physique de la personne ?
Pour déterminer qui sont les salariés absents plus de la moitié de la période de référence, on exclut les salariés dont le contrat de travail a été suspendu pendant plus de six mois au cours de cette période. Cela amène à exclure les salariés en congé maladie, en congé maternité, ou en congé sans solde et qui ont, à ce titre, été absents sur une durée de plus de 6 mois. En revanche, les congés payés sont pris en compte comme du temps de présence. Les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée de moins de 6 mois sont également exclus.